Giovedì, 13 Febbraio 2014 15:19

Impaginare E Scrivere Una Lettera Formale o Commerciale

Scritto da  Marco
Impaginare E Scrivere Una Lettera Formale o Commerciale Fonte Immagine: pixabay.com

Ti sarà capitato probabilmente di dover scrivere una lettera formale o commerciale ad un'azienda o ad un'ente e di avere dei dubbi su come impaginarla e redigerla. Ad esempio, su dove inserire il mittente, il destinatario e l'oggetto ma anche sul tono e lo stile da usare. Ecco allora qualche consiglio.

Come impaginare una lettera formale o commerciale

Per garantire chiarezza e ordine alla lettera, la sua struttura deve prevedere la suddivisione in aree/sezioni ben distinte ed identificabili. In questo modo, tutte le informazioni saranno opportunamente distribuite.
Analizziamo ora queste aree partendo ovviamente dall'alto.

Lettera Commerciale Esempio

Mittente
Da posizionare in alto a sinistra, deve contenere tutti i tuoi riferimenti: nome, cognome, indirizzo, numero di telefono e l'indirizzo e-mail. Se stai scrivendo per conto di un azienda, puoi inserire anche il logo.

Luogo e data
Di norma vanno inseriti sulla stessa riga e separati da una virgola, in alto a destra (un paio di righe sotto al mittente).

Destinatario
Nome, cognome (o ragione sociale), indirizzo del destinatario vanno scritti a destra, sotto al luogo e alla data. Se lo desideri, prima del nome o della ragione sociale, puoi anche inserire la formula “Alla Cortese Attenzione di”.

Oggetto
Naturalmente allineato a sinistra, sintetizza il contenuto della lettera: in pochissime parole rendi subito chiaro al destinatario il contenuto generale di quello che sta per leggere. “Oggetto” va scritto di norma in maiuscolo. Prima dell'oggetto, se necessario, puoi inserire anche eventuali riferimenti a documenti precedenti.

Saluti
Al termine del corpo della lettera (che analizzeremo parlando dello stile) inserisci sempre una formula di saluto (“Distinti Saluti” o “Cordiali Saluti”). Puoi anche optare per qualcosa del tipo “Ringrazio per l'attenzione e porgo Cordiali Saluti”.

Firma
Apponi sempre la tua firma (a mano o digitale a seconda delle necessità). Da inserire in basso a destra lasciando più o meno 3-4 righe vuote dopo la formula di saluto. Puoi anche decidere di inserire nuovamente i tuoi riferimenti personali.

Allegati
Dopo la firma, con un paio di righe di spaziatura e allineando ovviamente a sinistra, specifica l'eventuale presenza e la tipologia di allegati.

Il contenuto e lo stile della lettera

Lo stile della tua lettera deve essere anzitutto preciso, sintetico e, naturalmente, corretto. Questo, unitamente alla suddivisione per aree logiche, aiuterà il destinatario a capire praticamente a colpo d'occhio il contenuto e la finalità della comunicazione.

Formula di apertura
Consigliamo di utilizzare l'apertura “Gent.” se ci si rivolge direttamente ad una persona o “Spett.le” se ci si rivolge genericamente ad un'azienda o ente.
Puoi anche inserire successivamente l'abbreviazione del titolo del destinatario (Avv., Ing., Dott., etc...). Se non conosci il titolo, puoi utilizzare un generico Sig., Sig.ra., Sig.na.

 Scrivere Lettera Commerciale

Il corpo della lettera (introduzione, svolgimento, conclusione)
Inserisci se possibile sempre una frase introduttiva per contestualizzare la comunicazione. Esempi:
In risposta a...
Come da accordi...
In riferimento alla Sua/Vostra Richiesta...
In allegato invio...
Con la presente si comunica che...

Rivolgiti al destinatario dando del Lei o del Voi, facendo attenzione a mantenere poi sempre lo stesso pronome.
Cerca di comporre periodi brevi, semplici e chiari. Non eccedere con paroloni e formule troppo articolate ed arcaiche (cerca di evitare ad esempio la forma passiva). Scrivere una lettera commerciale richiede l'essere formali e cordiali, ma non vuol dire appesantire la comunicazione. In sostanza, vai dritto al punto: chi legge probabilmente non vuole perdere troppo tempo e quindi apprezzerà.
Se il corpo del testo è abbastanza lungo suddividilo in paragrafi opportunamente distanziati: questo agevolerà la lettura.
Usa un tono adeguato al messaggio e al destinatario (alla posizione ricoperta, al livello di conoscenza etc...).

Concludi inserendo una formula finale, esplicitando quali saranno le tue prossime azioni o cosa ti aspetti dal destinatario. A seconda dei casi, puoi inserire ad esempio “Resto in attesa di un Suo/Vostro riscontro”, “Ringrazio anticipatamente per la disponibilità” o ancora “Resto a disposizione per ulteriori chiarimenti”.

Ultimo consiglio per scrivere le tue lettere commerciali: alla fine, ricontrolla sempre tutto 2-3 volte (magari anche dopo una pausa) per correggere eventuali imprecisioni o errori grammaticali!

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